黑河学院档案管理工作的若干制度
为进一步加强档案管理工作，使档案管理工作标准化、规范化及现代化，提高学校整体档案工作管理水平，充分发挥档案的重要作用，更好的为学校和社会服务。根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》中华人民共和国教育部令第27号和《高等学校档案工作规范》的有关要求，制定本规定。
第一章 归档整理工作分工
一、学校召开的重要会议或举办的大型活动，由主办单位负责归档（含照片）。
二、以学校集体、部门名义获得的奖章、奖状、奖杯等各种奖励以及收到的有保存价值的证书（或证书复印件及证书电子版文件），必须由各部门兼职档案人员及时归档，并送交学校档案部门存档。
三、教职工出国考察、参加学术会议等活动，回国后必须把有关材料（包括会议资料、照片、录音带、录像带等），由本部门兼职档案员立卷归档后，移交学校档案部门保存。
四、科研成果必须按时归档，由科研处负责材料审查、整理及归档工作。
五、基建工程方面的材料，由基建管理部门负责归档（含照片）。
六、学校引进的所有设备及一万元以上的软件，开箱验收时必须由国有资产管理处和部门兼职档案员参加，并接收随设备配送的文字材料和技术材料；学校档案部门负责检查验收应归档的材料，检查合格方可归档；凡设备从申购到投入使用前，形成的档案材料由国有资产管理处负责归档；设备开箱投入使用后，设备说明书和全套随机文件材料，以及在设备使用过程中，或在技术改造和开发过程中所形成的文件材料，由使用单位兼职档案人员负责归档，并移交学校档案部门保管。
七、各部门要由专人负责，做好本部门每年度“大事记”及“年鉴”的编写工作。
八、上级或同级单位下达的文、电等材料，综合性文件由党委（校长）办公室党务科进行归档。直接发到承办部门或由有关人员直接获得的专业性或具体业务性的文件，由各承办部门负责归档。
九、本校制发的党政文件，需根据文件内容由相关部门分别立卷归档。以部门名义制发的文件，由各部门负责归档。
十、党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会议等所形成的材料，由学校办公室立卷归档。职能部门以学校名义召开的全校性的专门会议、干部会议等所形成的材料由主办单位负责归档。
十一、校内各部门向学校上报的请示、报告正文及相应的批复、批转的原件，由学校办公室负责归档；请示、报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位负责归档。
十二、校级领导外出参加各种会议、活动的材料，由学校办公室负责归档。各部门人员代表学校外出参加各种会议、活动的材料，由各部门负责收集、整理、归档。
十三、两个以上部门共同办理的文件或形成的材料，由主办部门负责归档，非主办部门只保存复制本。
十四、各临时机构、撤销机构工作中形成的对学校有保存价值的材料，应在机构撤销前做好归档整理工作，并移交学校档案部门统一管理，任何人不得将材料带入其他部门。
第二章 归档整理工作
一、 坚持由文件材料形成部门或文件内容相关部门进行归档整理工作的原则，各部门的专（兼）职档案人员要负责将平时收集、积累的各类文件材料，按照归档整理的相关要求完成归档整理工作后，移交学校档案部门保管。
二、在平时收集归档材料的基础上，按照《黑河学院档案归档范围及保管期限表》调整、检查归档文件是否齐全、完整，剔除不需要归档的文件材料，将应归档的文件进行分类整理。
三、将文件按年度、类别、保管期限进行分类。
（一）分年度：将文件材料按照其形成的年度分开。如：
一般文件归入文件形成年度。
跨年度的请示、批复，归入批复年度。
跨年度的规划、计划等，归入文件形成年度。
跨年度的总结、报告等，归入文件形成年度。
跨年度的会议文件，归入会议闭幕年度。
法规性文件，归入公布和批准年度。
按学年处理的文件，归入专门年度。
科研、基建、设备项目与科技开发等分别归入鉴定、竣工、开箱或引进年度。
（二）分类别：将文件按其内容所反应的类别分开。
四、组件
（一）以单份文件为一件：即以“自然件”为一件；
（二）以多份文件为一件：
1.文件正文与附件为一件；
※附件过厚或独立性强时，可单独组件；
2.文件正本与定稿为一件；包括重要文件的历次修改稿。
3.转发文与被转发文为一件；
4.原件与复制件为一件；
5.正本与翻译本为一件；
6.中文本与外文本为一件；
7.报表、名册、图册等一册（本）为一件；
※说明：作为文件附件时除外。
8.简报、周报等材料一期为一件；
9.会议纪要、会议记录一次会议为一件；
如会议记录一年记在一本时，记录本是定制的，不方便拆本时可不拆开，但仍按一次会议为一件来整理，并加盖归档章；
10.来文与复文独立成件；如：
（1）请示与批复单独为一件
（2）报告与批示单独为一件
（3）函与复函单独为一件
（4）有文件处理单或发文用纸时，文件处理单或发文用纸与相关文件为一件，并将文件处理单及发文用纸放在首页；
12.介绍信及存根：
（1）可依材料多少按时间顺序自定件数;
（2）可按月组件；
（3）党、团组织关系可按二级学院、系及入学时间组件；
（4）组织部、团委、办公室形成的介绍信存根可按原装订方式，一册作为一件；
（5）一册中跨年度的介绍信存根应按年度分开组件。
13.党、团员及教职工名册，可按一定形成规律组件。
（1）党员名册可按总支、支部组件；
（2）团员名册可按二级学院中的系别和入学时间组件；
（3）教职工名册可按在编、编外、校聘及临时用工等方式组件。
五、件内文件排序
件内文件排序时原则：结论性文件在前
正本在前，定稿在后；
正文在前，附件在后；
复制件在前，原件在后；
转发文在前，被转发文在后；
文件处理单在前，正文在后；
发文稿纸在前，定稿在后；
文件没有定稿，只有正文时，
发文稿纸在前，正文在后。
六、文件时间
（一）一份文件有多个时间特征
包括：成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分文件所属年度时：以文件签发日期（即落款日期）为准，来判定文件所属年度。例如：
2009年形成的《2010年工作计划》，应归入2009年度；
2013年形成的《2012年工作总结》，应归入2013年；
2011年制定，2012年生效的法律法规，应归入2011年。
（二）跨年度形成的文件
（1）如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件，这样的文件统一在办结年度归档，分类时归入办结年度；
（2）大型的立项、招标采购方面的材料，为保证材料的齐全、完整及安全，可以按阶段存档。
（3）教学部门形成的材料，按学年度整理；如2020－2021学年度，归入2021年。
（三）几份文件作为一件时“件”的年度
判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件日期为准。
正本与定稿为一件，以正本为准；
正文与附件为一件，以正文为准；
转发文与被转发文为一件，以转发文为准。
（四）文件没有标注日期
此类情况常见于内部文件（白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。
七、文件排列
在分类方案的最低一级类目内进行归档文件排列
同一事由的归档文件应集中排列在一起
同一事由内归档文件按照文件形成时间顺序排列
不同事由的归档文件应按照时间顺序排列
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列
不过分强调事由原则，放弃重要性程度标准
八、文件编号
编号是指归档文件按分类方案和排列顺序编制档号。
归档章是档号在纸质归档文件材料中的具体体现。
九、归档章
1.归档章应加盖在归档文件首页上端右侧的空白处；
2.首页无盖章位置或重要文件须保持原貌，可在文件首页前另附一张白纸加盖归档章，并将文件名打印在盖归档页面上；
3.统计报表等横式文件，盖归档章时：
（1）首先将文件竖放；
（2）表头在装订侧；
（3）归档章盖在文件右上方空白处。
4.光荣册等首页无法盖章，也无法在文件首页前另附纸页时，可在材料内第一页右上端空白位置加盖归档章；
5.归档章距上边和右边留有1厘米空间。
6.归档章样式及内容
7.归档章填写样例
十、编目
1.应编制纸质目录和电子目录两种形式；
2.目录表格采用A4幅面，页面横向设置；
3.按照档号顺序逐件编制；
4.在归档文件目录中一件只体现为一条条目；
5.归档文件目录录入；
➽序号
即归档文件顺序号，用来配合档号固定归档文件先后顺序，并对归档文件数量进行简单统计。
序号用阿拉伯数字填写。
➽档号 1－2016·XS－Y－0001
➽文号
@就是发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号；
@文号一般由机关代字、年度、发文顺序号组成，
如：档办〔2010〕8号。
@文号中的年度用六角括号“〔 〕”括入，不使用方括号“[ ]”或实心方头括号“【 】”。
➽责任者
@责任者是指制发文件的组织或个人；即文件的发文机关或署名者。
@填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，不能使用“本部”、 “本局”、 “本公司”等含义不明的简称。
@联合发文时一般应将所有责任者照实著录，责任者过多时可适当省略，但是，
一是立档单位是责任者的必须著录；
二是文号所代表的机关必须著录。
@个人作为责任者的文件材料，应著录个人责任者。
※个人责任者著录时应在姓名后著录职务、职称及工作单位名称，并加“（ ）” 号。
➽题名
@就是指文件标题。一般情况下文件只有一个题名（正题名），填写目录中题名项时照实抄录。
@自拟标题的，外加“[ ]”。
[××档案局]关于加强汛期档案安全保管的紧急通知
××局关于×××[×××、×××]等3位同志职务任免的通知
××市档案局[关于市直机关档案管理情况的]通报
××局关于档案室建设规模的批复[及请示]
➽日期
@用8位阿拉伯数字表示；
@不足位用“0”补齐；
@文件的日期即文件的形成时间（落款时间）；
@多份文件作为一件的，以第一份文件的日期为准；
如：2014年1月17日 标注为20140117
@未注明日期的文件，月、日用零补足。
如：20140000
➽密级
@依据文件情况照实抄录，填写汉语拼音代码或汉字代码；
如：“机密”或“JM”；
@标注保密期限的，应同时填写保密期限；
如：“机密1年”或“JM1年”；
@对已升、降、解密的文件，应填写新的密级；
@归档文件没有密级的，此项目空着。
➽页数
@填写一件文件的总页数，用于统计和核对；
@计算页数时以文件中有字迹（指与文件内容相关的文字、图画等）的页面为一页；
@空白页不计。
➽备注
用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括开放等级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。
十一、修整
（一）破损文件进行修裱：
（二）对字迹模糊或易褪变的文件进行扫描；
（三）去除文件上不合格装订用品；
包括：订书钉、曲别针、大头针、塑料装订夹、塑料封等塑料装订用品。
（四）保管期限较短，原装订方式符合保管期限要求的，也可以不去除原装订用品；
（五）超大纸张的折叠：
1.要注意控制折叠次数；
2.将文件的首页标题露出；
3.折痕处应尽量位于文字、图表字迹之外；
4.文件页数较多时，宜采取多页多次有弧度方式折叠；
5.对于底图， 严禁折叠。
十二、装订方法
@党群、行政类使用不锈钢订书钉装订；
@其它类可以继续使用不锈钢夹装订；
1.推钢夹时垫上一层白纸，防止锈蚀；
2.文件过厚时，可用燕尾夹，也需要垫上一层白纸；
3.文件材料是用塑料皮、塑料夹、曲别针、大头针、普通书钉、活页夹等不符合档案要求的材料装订的一律拆掉。
十三、编页
@归档文件应以“件”为单位编制页码；
@页码应连续编制，不能出现漏号、重号；
@归档文件有图文的页面均应编制页码；
@正反面都有图文的，应一页编一个页码；
@没有内容的空白页面不编页码；
@文件材料已印制成册并编有页码的，或者拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变；
@归档文件过厚，或者存在其他不宜编制页码情况的，可以保持原有页码不变；
@页码应在文件正面右下角或背面左下角的空白位置进行编制；
@页码采用阿拉伯数字，从“ 1”开始编制；
@页码使用黑色铅笔标注，字迹工整、清晰；
@需防修改、换页的文件采用打号机打页码。
十四、装盒
要求：
@不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；
@不同类别的归档文件不应放入同一档案盒。
@不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；
十五、备考表
@填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等；
@整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明；
@目录“备注”项中无法填写的内容，可以在“备注”项中加“*”号标示，并在备考表中予以详细说明。
黑河学院关于各部门建立“年鉴”、“大事记”制度的规定
为加强学校档案信息资源建设，学校决定在全校范围内建立记载“年鉴”、“大事记”制度。大事记亦称大事年表。是以时间为线索记载一个单位（或部门）发生的重要工作和重大事件的书面材料，以便于今后工作查考之用，并为学校编史修志提供依据。记载“年鉴”、“大事记”是一项重要的工作，为了统一编写格式，明确编写要求，规范编写内容，特制订本规定。
一、校内各部门应建立记载“年鉴”、“大事记”制度，指派专人负责，定期做好撰写工作。
二、大事记的撰写格式以时间为顺序逐条记载，文字简练、清楚、达意。
三、所记内容应准确有据，大事突出，要事不漏，叙述客观，简明扼要。
四、 条目记述中一般均要包括：时间、地点、人物、事项名称等基本内容。
五、记载内容范围主要包括：
（一）本部门组织机构设立、撤消及其沿革变化情况，领导成员人事调动、任免情况，体制、机制建立、调整情况；
（二）本部门召开的各种重要会议，做出的各种重要决定情况；
本部门举行的重大的政治、经济、科学、文化、基本建设等活动情况；
（三）上级组织对本部门做出重要指示等，以及本部门贯彻执行的情况；
（四）上级领导前来参加各种活动的情况；
（五）中、外来宾、专家、学者前来参观、讲学、合作研究等活动情况；
（六）本部门教学、科研、管理、服务各个领域获得的各级各类奖惩情况（包括先进教职工、三好学生和优秀毕业生名单）；
（七）本部门派遣代表团、参观团出访活动情况，教师出国进修、讲学、考察活动情况；
（八）本部门与外单位签订各种重要协议的活动情况；
（九）媒体报道的重要情况；
（十）其他重大事件。
六、年鉴格式：
（一）机构概况
（二）机构设置（包括职务、人员名称、上岗时间等）
（三）奖励情况
1. 职工
2. 学生
（四）专业设置（教学部门）
（五）学生情况（教学部门）
1. 新生报到数
2. 毕业生数
3. 在校生数
