为方便、快捷完成远程办理档案查阅及提供证明工作，更好地服务师生现实需求，档案信息中心正式开通证明代邮寄业务，现就相关事宜通知如下：

一、远程办理相关证明所需要材料及防伪要求

（一）需提供材料

1.毕业证、学位证内页照片，如证件丢失，需电话联系工作人员；

2.身份证（人头像面）彩色照片；

3.联系电话、微信号、电子邮箱；

4.需要邮寄证明材料原件的请提供：邮寄地址、收件人及联系电话；

5.办理其他相关证明所需材料可电话联系档案信息中心。

（二）材料要求

1.做好身份证防伪标识，但不能完全遮挡住姓名、性别、身份证号及人头像；

如：加水印或标注“仅由黑河学院提供证明使用”等字样。

2.图片清晰、周正；

3.邮寄地址、收件人及联系电话清楚、有效；

4.默认提供证明材料1份，其他需求及份数请另行说明。

二、证明材料办理时限及方式

（一）办理时限

1.正常工作期间：1－3个工作日；

2.寒、暑假办理时间：每周一、周四下午处理业务；

3.遇有紧急需求时，可电话联系相关工作人员，采取特事特办的处理方法；

4.工作日不含周六、日及法定节假日。

（二）办理方式

1.电子图片证明回复至申请人邮箱或微信；

2.代邮寄证明材料原件。

三、代邮寄及相关费用

（一）邮寄快递优先选择：顺丰、京东、中通、邮政；

（二）邮寄费用由申请人自行承担，支付方式为到付或现付；

1.到付：按照快递业务费用制度结算；

2.现付：由申请人根据实际产生的邮寄费用，可委托辅导员或校内老师代办；

3.由于邮寄过程中存在不确定因素，故不保证邮件时效和安全事宜。

 四、联系方式

（一）联系邮箱：hhxydaxxzx@163.com

（二）联 系 人：

     办公室：0456-6842020

     车志伟：15804560005

     伦凤梅：13845676382

     陈晓炜：13009930766

 黑河学院办公室档案信息中心

                                     2023年5月18日