全校各部门：

根据档案管理工作有序化、制度化的要求，学校对党群类、行政类、教学类、学生类、外事类、设备类、财会类、出版类、基建类、科研类、声像类、实物类及名人档案的立卷归档工作特做如下规定：

一、党群类、行政类、教学类、学生类、外事类、出版类、设备类、财会类、基建类、科研类档案的立卷归档工作要求在文件形成后第二年的 5月 15日前 完成，同时按照《黑河学院档案检查细则及评分标准》做好自查工作。各部门按照档案管理工作中的有关规定，将整理完毕并符合归档要求的档案、自查表及档案移交目录一式二份移交学校综合档案室检查、验收、存档，并将检查结果予以通报。

二、科研类档案中的科研课题，可在结题后2个月内，由科研项目负责人或项目组成员，按照相关规定整理完毕，并移交学校综合档案室存档。

三、基建类档案中的基建项目档案，可在项目竣工验收后3个月内，按照相关规定整理完毕，并移交学校综合档案室存档。

四、设备类档案中购置的大型、重要的仪器设备的档案由仪器设备使用单位或部门在开箱、验收、使用后2个月内负责整理归档。

五、财会类档案中的账簿、凭证、工资表等按照相关规定进行整理，整理完毕后可于三年后移交学校综合档案室存档。

六、声像类档案由主办、举办、承办的单位或部门负责收集、整理，编制说明；其中，照片档案于活动结束后15个工作日内，将照片及照片电子版文件、照片说明一并移交学校综合档案室存档；录音、录像档案可在每学期初移交上一学期的录音、录像档案光盘一套及录像档案说明、移交目录。

七、实物类档案，可于获得实物（档案）后10个工作日内写清时间、地点、事由等，并移交学校综合档案室存档。

八、名人档案，可随时归档。

九、教学部门的立卷归档工作于每年的 10月 30日前 结束，并按照《黑河学院教学部门档案检查细则及评分标准》做好自查工作，准备接受档案检查组的检查并予以通报。检查时间另行通知。

十、学校各部门编辑、制作的宣传片、短片、历史回顾等影像资料、文字说明资料等，在制作完成后应及时向学校综合档案室提供全套的影像及文字资料存档。

黑河学院办公室

二O一O年 十二月十四日