一、基本要求

各种文件、函、电报、简报的签收、登记、分拨、拟办、送阅和主办件的催办工作，均由学校办公室行政科负责。要做到收文清、分拨准、传递快、催办好，努力提高公文运转速度和办文质量。

二、办文程序

（一）签收登记

对给学校及学校办公室的各种来文进行签收、拆封，并分类登记。

（二）文件处理

1.根据收文内容，由学校办公室主任按照学校领导工作分工和学校各部门的职责范围，提出拟办意见，然后根据拟办意见分送学校有关领导批示或分转有关部门阅办。各类简报、通报以及非主送学校及学校办公室的文件，可按文件内容直接分送有关正副校长、办公室有关主任及各系（中心）、各部门。

2.对领导批示需转办的文件，要及时转到有关部门阅。一般情况下急件当天办完，平件3天办完，在规定时间内办不完的，要写出说明。

（三）文件传阅

使用文件传阅表对传阅的文件及时做好登记。

1.传阅件要分清主次，及时分发。

2.要及时将传阅件送交主管主任签批，急件要提醒、督促主任处理。

3.对传阅件要逐件登记，对传阅返回的文件要认真核对，不得丢件。

4.对领导留用的文件要做好记录，提醒领导阅后返回。

5.对需部门阅办的文件要及时通知。

6.对已传阅完、承办完的文件要分类归档，等待立卷。

7.对部门送来需领导批示的文件，按要求送有关领导批示后，通知该部门取回自办。

（四）文件借阅、查阅

各单位到档案科借阅查阅文件都必须持本部门的介绍信：

1.借阅平件，借阅人签字，由工作人员帮助查找，并写借条。

    2.查阅文件，仅限于在档案室内阅（密级文件一律不带出档案科）阅件人要签字，工作人员做好查阅记录。